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外贸ERP系统

一、业务流程
外贸软件业务处理流程,在意向业务准备阶段,系统对意向业务进行管理(客户调查,询报价单)以减少操作风险,一旦确认意向业务(或经过审批)后,业务合同进入具体的实施阶段,操作人员依托合同进行外贸业务操作(包括:合同预算,客户信用等管理),操作围绕着销售与采购两条主线进行,从而形成业务上的信息流,并在收付款、发货等业务环节与资金系统、物流系统结合起来,形成资金与货物的一个完整循环。而针对来进料加工贸易,系统设计了加工业务管理,通过商品,原料等信息与销售、采购业务相互关联。这种的流程设计使系统层次清晰,操作规范,并使系统涵盖了绝大部分进出口贸易类型,可适用于以不同贸易类型为主的外贸公司。

 

二、 意向业务管理
实际上,系统中的意向业务管理为公司开展各种业务的重要环节(相当于市场开拓的资源)。此环节要求业务员在对外成交之前,根据客户需求信息,填写“询报单”, 如产品品名、规格、技术标准、数量、价格、产品包装、交货期、验收方式、支付条件和运输方式等条款,同时进行客户调查和客户关怀,填制完毕后将“询报单”提交(或相关审批),只有执行状态询报单,才能进一步实施,从而保证业务的合理性,避免操作过程中的风险。

1. 报价管理:制作报价单,在业务意向阶段,对报价、比价与换盘的业务资料进行管理。

2. 询价管理:制作询价单,在业务意向阶段,对询价、比价与换盘的业务资料进行管理。

 

三、 销售业务管理
该环节是业务合同进入具体的实施阶段,系统对销售过程中业务的管理,大致具有如下功能:

 

1. 销售合同管理:
操作人员可制作各种类型的的销售合同,如自营出口合同(订单)、代理出口合同(订单)、加工贸易合同、转口销售合同,进口代理协议、内销合同、分销合同 、服务贸易合同等。
销售合同可根据相应的询报单内容自动生成,或者从相同贸易类型的合同中复制业务数据,从而避免重复操作;此外操作人员还可根据合同实际情况对合同未来风险及盈利情况进行预核算(进行成本、利润测算和风险分析,计算业务“换汇成本”、“预估盈利”...),从而保证业务的合理性,避免操作过程中的风险,也可以合同修改时制作合同变更通知书等。
销售合同区分为“准备”、“执行”与“终结”状态,合同在不同状态之间的变更需要经过审批处理,如对执行过程中合同进行修改,必须在计算机中提出申请,经有关人员审批后才可以进行修改,否则无法修改合同数据。
系统中一个销售合同可以对应多个采购合同与加工合同,反之一个采购合同或加工合同也可以对应多个销售合同。这种存在于销售合同、采购合同、加工合同之间的对应关系保证了业务数据的可靠性。
操作人员可在合同中方便的查询合同相关业务信息,如客户往来情况、合同的资金往来情况、合同执行进程等。

 

 

2. 销售单管理:根销售方向的不同,销售单区为国外销售单与国内销售单。
销售单管理实际上是对于合同执行过程中的业务的管理,它对应销售合同执行过程的一次发货。一个销售合同可以对应多个销售单,从而解决了销售合同分批执行的实际问题;反之,一个销售单也可以对应多个合同,以解决多个销售合同同时出运的问题。
系统可根据销售单内容制作业务出口单据,从而减少单据制作的重复工作,并保证数据的及时性与准确性。
销售单与系统中的物流管理相关联,对货物出运、报关、核销信息等行管理;可围绕销售单生成销售出库单,提交库管人员对货物的库存进行管理,对于"直运"的货物,系统可以进行自动出入库处理。
针对国外销售业务,系统围绕销售单进行核销单、许可证的管理,包括核销单与许可证的申领、发放与上交等。
通过销售单,可随时查看出口发货的进展情况,如是否已经办理了领核销单、办商检、办产地证等;方便的查询商品的库存情况,客户往来情况等相关业务信息。

 

3. 单据制作:
外贸业务中,单据制作是重要的业务环节。系统中单证制作工作围绕销售单与信用证进行,保证了 “单”“证”中数据的一致性,同时利用数据共享最大程度减少重复操作,实现自动统计和自动打印,帮助单据制作人员快速、及时、准确地制作单证。
可制作多种单据,如:商业发票、装箱单、提单、汇票、保险单、检疫证书、证明信、产地证书、Form A、海关发票等,此外系统提供工具供用户根据需要添加用户自定义单证(理论上可自定义无数种单证)。

根据单据类别与企业内部分工的不同,不同的单据可分别由不同的操作人员制作完成,如出口单据的制作包括业务制单、储运制单与议付制单,分别对应业务人员、储运部人员以及进程人员。

 

 

4. 出口信用证管理:系统结合外贸实际操作流程对出口信用证进行管理,包括如下功能。
催证:操作人可围绕未到证的销售单制作催证函。
信用证到证后公司内部流转的管理,包括信用证到证登记、业务员查询公司到证信息、业务人员认领信用证的管理。
审证:审核可由多人同时进行,可输入信用证的主要条款,输出信用证的审查意见供出口方修改。
单证制作可参考审证时录入的信用证数据,确保单、证相符。

 

5. 付款管理:对销售业务中付款行为进行管理,它与业务、客户信用管理、财务资金管理等紧密结合,使整个付款流程更加严密、科学。
业务人员根据业务情况填制付款申请单并提交管理层进行审批,只有通过审批的付款申请才可以对外付款;审批时可参考大量相关的业务信息,如合同、预算、本单的资金收支情况等,客户资信情况、客户历史往来情况、合同的发货情况,发票情况等,以保证付款的合理性。
财务人员根据付款计划(由资金管理系统根据公司资金状况制作)对外付款,付款内容经过审核后可由系统自动生成相应财务凭证。
对于大额付款,如运保费等,为准确核算商品成本,系统允许将付款金额分摊到不同的商品。

 

6. 收款收汇:可输入银行收汇进帐单,确定运、保、佣等销售成本,自动生成应收帐款,并可自动生成财务凭证。

 

7. 销售发票:对国内销售业务,开出的增值税发票情况进行管理,并可根据发票内容生成财务凭证。

 

四、 采购业务管理
系统对采购过程中业务的管理构成采购业务管理,大致具有如下功能:

 

1. 合同管理:
操作人员可制作多种类型的采购合同,如自营进口合同(订单)、代理进口合同(订单)、出口代理协议、转口采购合同、国内内购合同,统购合同 ,服务贸易合同等。
采购合同可根据相应的询报单自动生成,或从权限范围内所属的同类型合同复制相应数据;制作过程中,可根据合同实际情况对合同未来盈利情况进行预核算;
系统规定采购合同与销售合同、加工合同之间的数据关系为多对多,充分适应业务的复杂性,又保证了数据的准确性。
为确保数据的规范性,系统将采购合同状态区分为“准备”、“执行”与“终结”,合同在不同状态之间的变更需要经过审批处理。
方便的查询合同相关业务信息,如客户往来情况、合同执行情况等。

2. 采购单管理:区分为国外采购单与国内采购单。实际上是对应卖方发运货物的管理。


针对国外采购业务,操作人员可根据采购单数据,制作业务进口单据,相关数据可自动生成,如进口报关单、进口保险单等,而且系统可根据需要由用户自定义进口单证。
通过采购单,操作人员可对货物的备货、到货等信息进行管理,并与物流系统相关联,制作采购入库单,提交库管人员对商品库存进行管理,对于"直运"的货物,系统可进行自动出入库处理。
方便的查询商品的库存情况,客户往来情况等相关业务信息。

 

3. 进口信用证管理:开证、修改、审单、支付、赎单,并可自动生成财务凭证
开证审签单:业务人员开证前,可填写审签单,经领导审批通过后对外开证。开证审签单可参考相关业务数据、该客户的业务往来以及银行授信额度(针对免保类型信用证)等信息。
开证申请书:业务人员制作银行开证申请书,系统提供多种申请书格式,可制作不同银行的开证申请。
单据审核:根据开证申请书审核银行到单内容,审核通过可对外承付,办理赎单业务,如有不符点,可制作不符点通知书等。

 

4. 付款管理:对采购业务中付货款以及费用的操作进行管理。付款管理与业务、客户信用管理、财务资金管理等紧密结合,使整个付款流程更加严密、科学。
业务人员填制付款申请单并提交管理层进行审批,审批时可查阅相关的业务资料(如合同、预算、发票、本单的资金收支情况等),货物的到货情况、客户资信情况以及客户历史往来情况等。
财务人员对外付款,由资金管理部门根据公司资金状况做出付款计划,出纳根据计划对外付款并生成相应财务凭证。

 

5.采购发票:对国内采购业务,对方开出的增值税发票情况进行管理,并可根据发票内容生成财务凭证。

 

五、 加工业务管理
加工业务管理除具有与销售、采购业务相似的合同、付款管理等功能外,还具有如下与加工特色相适应的功能。
1. 生产计划安排:通过制定生产单对加工产品的生产计划做出安排。
2. 原材料调拨与成品收购:对应加工手册的管理,与库存系统相关联,录入来进料加工具体执行的实际情况、进口总值和出口总值,系统根据出口成品的耗料情况,自动反映出对应的剩余耗料数量信息等,情况一目了然、查阅方便。如是非经仓的商品,由系统自动进行出入库处理。
3. 海关手册管理:对加工贸易中的海关手册进行管理,除对海关手册的信息进行管理,还根据海关手册信息自动进行海关手册核销预警,可以提醒您原料是否已经按时全部出口。

六、 基础资料管理

作为企业的宝贵资源,基础信息的管理很大程度上决定了ERP实施的效果,汇久ERP软件的实施过程中,一部分工作就是帮助企业建设自己的基础信息库,基础信息与其他业务信息构成信息流,才能保证实现管理层在一个更高的位置上对流通过程的监控。

 

(一)人力资源
  汇久软件人力资源管理的目标是通过加强人力资源管理,充分发挥每一个劳动者的积极性与创造性,不断提高企业的生产效率与经济效益。人力资源管理作为基础性的管理工作。具有以下功能模块:
1. 员工管理:管理员工基本个人资料以及员工变动的动态信息资料。
2. 组织结构:管理公司中部门组织结构,描述公司所设岗位、职务的基本信息,对员工进行调动,部门进行重组。
3. 福利管理:描述公司福利项目名称,各岗位各级别所享受的福利;所有员工应享受的福利。
4. 招聘管理:管理各种用人申请;根据各部门组所提出的用人计划(审批通过)来汇总制订详细的招聘方案;管理各类求职者资料和录用人员的信息。
5. 人才培养:用来管理人才培养培训。包括培养计划管理、培训班管理与职工培训信息管理。
6.统计查询:对员工基本信息、动态信息和其他信息进行综合分析;查询人事信息变动报表和其他统计报表,同时管理本单位组织结构图。

(二)客户管理
客户管理是汇久ERP软件中的一个重要的支撑点,它的管理目标是重新整合企业的客户信息资源,使原本"各自为战"的不同部门的人员开始真正地协调合作,并与客户建立起持续、友好的个性化联系,成为围绕着"满足客户需求"这一中心要旨的强大团队。系统中客户管理包括如下功能:

1. 客户基础数据:系统对企业的客户进行统一管理,分成买方、卖方、加工厂以及服务商(报关行、开征行等四大类),客户的基础数据包括它的基本资料、历史背景、经营状况、财务状况以及组织结构等。
2. 客户授信管理:为避免客户信用风险,系统对客户实行授信管理。
(1) 客户风险评估:确定客户信用等级,授信金额与信用期限。
(2) 授信管理:结合业务实际数据,实时调整客户授信情况,操作人员和风险控制人员可随时查询客户授信历史纪录与客户的往来情况。
(2) 客户核查:对客户进行监督,核查其信用状况。
3. 客户管理模式:为适应企业要求,系统将客户管理区分出多种模式管理公司客户资源,如系统级共享客户、部门级共享客户等,用户在系统运行时任意选择合适自己的模式,以保证公司信息库的完善。
4. 客户商品管理:管理客户购买或销售的商品资料,如商品名称、商品数量以及商品单价,可手工录入,也可以从历史数据中抽取。
5. 客户数据查询:灵活查询客户资料、产品信息及历史成交资料,查询客户使用人员等。

 

 

 

(三)商品管理
作为重要的基础数据,只有规范的商品信息管理,才能保证业务信息的准确性与真实性,才能提供决策者准确的管理数据。汇久外贸ERP软件中商品管理包括如下功能:
1.商品基础数据管理:系统统一管理企业商品数据,如商品名称、商品规格、商品图像等。用户可将商品统一编码,并结合海关编码与经贸委商品码对商品进行管理。


 

2.商品相关客户:管理购买或销售本商品的客户资料,允许客户手工录入,也可以从业务历史数据中抽取相关数据。
3.商品管理模式:为适应企业要求,系统将商品管理区分为多种模式进行管理,如系统级共享商品、部门级共享商品等,用户在系统运行时任意选择适合自己管理特点的模式。
4.商品数据查询:多组合查询公司商品信息及商品历史成交(销售、收购)情况;查询商品使用人员等。

 

(四)其它基础资料
基础资料中的内容在系统使用过程中调用,以简化操作人员的录入工作,而且规范其输入到系统的信息,保证查询统计的一致性。大致包括如下内容:
1.国家地区管理:管理贸易地区、国家、行政区或城市的贸易编码与名称等资料,以及国家地区对应的港口信息,用于系统中调用。
2.货币及汇率管理:管理世界各国货币的贸易编码与名称,同时管理不同货币每天相互的的汇率情况。操作人员可根据登记时间来查询历史汇率资料。
3.计量单位:管理系统中要使用的各种度量衡种类内的计量单位,以及计量单位之间的对应换算关系,作为在其它相关业务功能中进行自动换算的数据基础。
4.贸易术语:本功能管理进出口业务中通用的贸易术语(价格术语)的基本资料,以供在系统中调用。
5.字典管理:对于系统未设置的基础资料。用户可以自定义一些字典,如支付方式、验货方式等在系统中调用。

七、系统管理

汇久外贸ERP软件通过对“业务流”、“物流”、“资金流”与“信息流”的控制,来体现管理过程,实现管理目标。而具体的数据的流转控制是通过一些管理功能的设置来实现的,其中包括审批流程设置、分析统计报告树、公告预警系统。

 

(一)审批管理平台
前文提到系统将合同、销购单、付款申请等业务区分为不同状态,实际上是因为系统根据业务流程在不同业务环节上设置了审批控制点,由审批决定了各业务的状态。审批管理具有如下特点:
1. 涵盖面广:系统设计的审批实际上包括业务的方方面面,从业务文档流转、货物的备货出运、到收付款的审批等都可以设置审批环节。
2. 灵活:可根据公司的实际需要自行定义审批流程,即自行定义何种业务需要审批,需要什么人员审批,某一部门的业务需要审批,某一部门的业务不需要审批。事实上,最极限的做法是系统可在所有的业务环节都设置审批任务,也可将所有的审批设置取消。


 

3. 严谨:审批设置时除考虑到部门、职务以及不同人员最大审批金额,还考虑到审批类型的多样性,如统一贸易类型的合同可根据其付款方式、价格条款等内容再细分不同审批类型,从而保证了业务的规范性。
4. 功能强大:对于业务的审批,既允许一个人单审,也可以设置多人同时会审,如业务部门、财务部门、法律部门等同时审批,或者设置选审--由申请人挑选某个领导进行审批。审批时审批人可参考丰富的业务信息作为审批依据,使审批更为合理,可适应不同公司对审批设置的需要。

 

(二)分析统计报告平台
  汇久外贸ERP软件吸收百家外贸公司的管理经验,设计分析报告树,提供了大量的统计分析模型,对公司的进出口数据进行统计分析,或查询业务各环节的执行数据,以及对外贸业务的各种要素(客户、商品、贸易地区等)等进行趋势分析等。

1. 分析报告树可对大量的业务、财务数据自动在此进行多维统计和分析。通过报告树,用户不仅可以能够及时而准确的掌握业务、财务的总体情况,而且可针对各个具体的指标可以进行统计分析。具体报告树按大类区分为计划报表、财务报表与业务报表,大类下又区分成不同的小类,具体如下所示:
(1) 计划报表:实际上是对公司部门层面上的预算管理,针对公司部门制定的一系列计划报表,如预算资产负债表、预算损益表、预算现金流量表与明细资金预算表等,通过计划报表对实际业务的执行进行控制,以规避市场与经营风险。
(2) 财务报表:分为财务上报报表、财务管理报表、财务分析报表等。
(3) 业务报表:分为业务计划报表、业务管理报表以及趋势分析报表等。


 

 

2. 图形分析:用户可通过直观的三维图形分析报告树上查询、分析结果,图形界面包括直方图、饼形图、折线图、点图等七种,使查询结果更加直观。

3. 穿透式查询:系统支持从汇总数据到明细数据直至原始信息的穿透式查询,这样对于使用者可清楚的查看报表中各种数据的组织构成。从而可以知道利润主要从哪里产生,亏损和不足又是从哪里出现,这些对于我们调整业务重点、合理安排出口商品结构起着重大的决策意义。

4. 实时查询分析工具:系统除提供一套已定义好的查询分析报告树,还附带一个实时查询分析工具,用户可根据自己实际情况的需要,自由组合定义查询数据源,查询分析方法、查询分析项目。

 

(三)公告预警平台
公告预警平台是辅助管理功能的系统化工具,具有如下功能:
1. 系统通过任务列表通知操作人当前应及时处理的业务,如自动提示业务员进行备货出运,对外付款;通知储运人员制作储运单据;通知财务人员对外付款等;通知管理层对业务进行审批,这种"导航式"的操作使系统更加简单。
2. 系统提供预警功能,如核销单到期预警,出口装运期限预警,海关手册核销预警,客户信用预警,甚至对于违规操作的预警;在此基础上,用户可根据自身实际情况,通过系统提供的预警定义工具进一步丰富自己的预警系统。

 

3. 系统设置公告板作为企业内部传递信息的工具,信息既可以发送给多人,也可以发送给某个部门,或者是某个具体的人员。

 

八、系统工具

外贸公司经营业务复杂,管理模式多样,造成成品软件很难适应客户要求,汇久ERP系统提供独特的平台化设计工具,可由用户自由定义,以适应不同单位的多种业务需求以及同一单位不同时期的业务变化。

 

(一)系统设置工具
系统初次使用时,用户可根据自身需求使用设置工具对系统进行必要的设置,使系统更加贴合公司的实际业务。
1. 输入窗口自定义:汇久外贸ERP软件可自定义所有输入窗口中的项目,如合同、单证等输入窗口。一旦业务发生变化,或者管理层的管理思路发生改变,用户(系统管理人员)通过系统提供的工具修改输入窗口中的数据项目即可,不需要开发人员修改程序,极大地增强了用户的自维护能力及软件的适用性。
2. 公式定义:汇久外贸ERP软件可根据输入窗口中各数据项目之间的关系定义相应的计算公式,如数值类型项目之间的加减乘除,字符类型项目的组合,以减少重复输入和输入错误。实际上。灵活运用公式定义,将大大提高系统效率,比如说,凭证模板实质上就是一套用SQL语句和系统专用的脚本语言编写,定义如何将业务数据生成财务数据的公式,这组公式极大的减轻了财务人员的工作量。
3. 打印格式的定义:汇久外贸ERP软件设计了一个强大的"排版式输出"的打印设置工具,即定义所需打印的表单的格式的工具,各输入窗口按照打印格式的设置输出打印结果,它具有如下特点:
(1)系统打印格式的定义窗口与操作风格类似的OFFICE中的WORD字处理软件,操作简单;另外系统中一系列独特的设计,如图形预装载(此功能对套打的单据定义尤其有用)、格式平移、厘米标尺等工具,进一步帮助操作人员轻松定义多种打印格式。
(2)系统对外贸数据的打印的多样性考虑的十分全面,无论何种数据,系统都可以打印出高质量的单据。

 

(3)系统将打印格式定义与上文提到的公式定义结合起来,可以进一步组织打印数据,使打印效果更加符合业务需求;另外,系统允许一个输入窗口对应多种打印格式(系统或个人),即一种数据对应多个输出结果,比如说发票窗口,既可以打印普通商业发票,也可以打印加拿大海关发票,减少操作人员的工作量。
(4) 打印结果可输出到文件中,如WORD、EXCEL、或图片格式中。充分适应电子商务的需要。

 

(二)系统管理工具
1. 操作日记:操作人员登录到系统后的每一步操作,从登录到制作以及审批,系统都登记在操作日记中。
2. 执行SQL:允许系统人员直接在此执行SQL语句,并返回查询结果。
3. 执行脚本程序:允许系统人员直接在此执行脚本语言写的小程序,并返回执行结果。以上两个功能供系统维护人员调试公式、凭证模板等。
4. 查询定义:系统提供查询定义工具,用户可根据自身的需要,定义查询方法给其他操作人员使用。该查询功能强大,可单表查询,也可多表联合查询;既可以查看业务的明细情况,也可以进行分组汇总查询;还可以定义前文提到过的穿透式查询。

 

(三)系统维护工具
1. 权限定义:系统提供权限定义工具,除可定义操作权限(系统各项功能的使用权限);还可以根据职务与职能定义数据权限,如上级(部门经理)查询下级(业务员)数据,或相关进程人员在制作相关业务时查看原始资料等,这种具有层次性数据权限的设置,使权限之外的部门、业务员之间不能互访数据,保证数据的安全。


2. 业务关系定义:系统将业务流程区分为不同的操作,业务关系定义即定义各操作由何人进行。举例来说,系统允许什么人可以对外签订合同,合同签订后,谁负责制作相应单据,或者谁去负责核销退税,这都可以由业务关系进行定义。


3. 其它工具:系统还提供了许多维护工具,如拷贝定义规定了各单据之间的数据拷贝关系、单据编码规则生成器控制各单据号的生成、预警器定义预警响应方式等等。总之,正是通过这些工具的定义,使系统更加贴近用户的需求,更加人性化。

 

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